Regulering van het Expo Dorp

De exposant op de Expo verklaart de reglementen te hebben gelezen en  te respecteren. Hij aanvaardt en volgt de algemene voorwaarden. Hij / zij zal ook eventuele wijzigingen die door omstandigheden moeten worden opgelegd te accepteren . Hij / zij gaat er verder ermee akkoord dat de organisator zich het recht op de voorwaarden en reglementen te wijzigen behoudt, zelfs mondeling.

Toelatings Voorwaarden
De aanvraag moet worden gedaan met de formulieren die door de organisatie verstrekt worden. Ze moeten volledig ingevuld zijn. Alleen ondertekende aanvragen samen met de bevestiging van de betaling, zullen in behandeling genomen worden.  Zodra wij de aanvraag ontvangen en aanvaarden zullen we u de fsactuur sturen. Deze factuur is de definitieve bevestiging van uw reservering. De organisator van de eXperience 113 West-Friesland en het Expo Dorp behoudt zich het recht voor om een ​​aanvraag af te wijzen zonder opgaaf van reden. Alleen als de factuur volledig voldaan is zal de exposant zijn stand in mogen nemen en deel uitmaken van het evenement. De organisatie behoudt zich het recht voor om de exposant toegang tot de expo te weigeren.

Annulering
Als om welke reden dan ook, de exposant zijn deelname annuleert, zal dit moeten gebeuren doormiddel van het versturen van een aangetekende brief. Voorwaarden van de opzegging:

* Annulering vóór 1 mei 2016: geen annuleringskosten.
* Annulering tussen 2 mei en 25 mei 2016: 50% annuleringskosten.
* Annulering: na 26 mei 2016: 100% annuleringskosten

Als de exposant verzuimt zijn annulering voorafgaand aan het evenement aan te kondigen en zijn stand niet bij de opening van de expo weet te bezetten, zullen 100% annuleringskosten  in rekening gebracht worden.

BTW
Alle bedrijven, met inbegrip van overheidsinstanties zullen worden onderworpen aan de BTW. De factuur zal incl. BTW zijn.

Het opzetten van de Stands
Stands moeten worden voorbereid op donderdag 16 juni vanaf 17:00. Dit betekent dat de installaties van externe bovenbouw opgebouwd door de exposant of de voorkant van zijn stand in geen geval de naburige stand zal mogen beschadigen, de algemene inrichting van de Expo, noch de open ruimtes gereserveerd voor de veiligheid mogen belemmeren. Stands zullen moeten worden geopend voor het publiek bij de opening van de Expo en zullen worden gesloten bij sluitingstijd. De organisator die verantwoordelijk is voor de indeling van de stands behoud zich het recht de indeling (met respect voor de waarde van elke locatie), zonder enige motivering te veranderen. De exposant dient enige schade direct te melden bij het ingebruik nemen van de stand. De exposant dient de verstrekte materialen te respecteren. Als de exposanten schade veroorzaakt, zal dit in rekening worden gebracht voor de kosten voor de reparatie. De exposant is verplicht zijn stand schoon te maken.

Beveiliging
De exposanten verplichten zich om permanent een vertegenwoordiger op hun stand aanwezig te hebben en bijzonder voorzichtig te zijn tijdens de set-up en demontage. Het is de eigen verantwoordelijkheid van de exposant zorg te dragen voor het materiaal tijdens de expo openingstijden evenals tijdens het opzetten en demonteren. Hij / zij moet altijd aanwezig zijn, van de opening tot sluiting van de expo. Tijdens de nacht, vanaf de sluiting tot de opening zal er beveiliging aanwezig zijn.

Verzekering
Elke exposant moet worden gedekt door een individule WA-verzekering, een bevestiging van deze verzekering dient te worden ingesloten bij het reserveringsformulier.

Verder raden wij u aan het materiaal dat u wilt exposeren te verzekeren. De organisator wijst elke aansprakelijkheid voor schade of verlies, evenals voor diefstal of het verdwijnen van de uitrusting van de exposant af. Als in het geval van een absolute noodzaak, het evenement niet plaatsvindt, heeft de exposant geen recht op enige schadevergoeding of compensaties. De exposant ziet af van de eis tot schadevergoeding van de organisatoren of derden.

Schade
De exposant is verantwoordelijk voor eventuele schade aan de grond en de gebouwen. Schadevergoeding zal na een evaluatie uitgevoerd aan het einde van de expo worden gefactureerd.

Veiligheid
De exposant is verplicht kennis te nemen van en om alle veiligheidsmaatregelen opgelegd door de autoriteiten, de administratie en door de organisator te respecteren. Ook is de exposant verplicht de eisen van de interne organisatie van het evenement, alsook van de politie en andere autoriteiten in de competentie op te volgen.

De toegang tot het dorp
Exposant-badges geven toegang tot het dorp 30min voorafgaand aan de opening voor het publiek.

Sancties
Elke overtreding van deze regels kan leiden tot onmiddellijke tijdelijke of definitieve uitsluiting zonder restitutie.

Uitverkocht
Het is verboden om producten te verkopen in het Expo Dorp met een korting groter dan 20% van de werkelijke prijs. Het is ook verboden om de borden, posters of eventuele ondersteunende materiaal dat een dergelijke korting aankondigt te plaatsen.

Bergingen
Bergplaatsen zijn verboden in het Expo Dorp.

Boete
Alle overtredingen van de regels zal leiden tot een boete van € 300.